MS ACCESS 2007 Teoría

Buenos días, hoy les voy a contar sobre Microsoft Access 2007.

Access 2007

Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows, es decir, un software que funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. Access le proporciona herramientas que le permitirán hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Sólo se tendrá que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema.

Base de datos 

Una base de datos es un conjunto de datos relacionados con un tema o asunto particular. Por  ejemplo, una guía de teléfono es una base de datos no computarizada. Está organizada alfabéticamente e incluye apellido, nombres, direcciones y números de teléfono. La finalidad de una base de datos es obtener información confiable y actualizada para la toma  de decisiones en una Organización. Estas bases de datos digitales permiten manipular gran cantidad de datos en forma rápida y  sencilla, ya que se simplifican tareas tales como la búsqueda de datos específicos, la organización y el ordenamiento de los datos.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.

Base de datos relacional

Es un sistema específicamente diseñado para el manejo de información que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablas relacionadas entre sí. Dos tablas están relacionadas, si existe un campo en común que las relacionan.

Principales componentes de una base de datos

Campo: es el elemento más pequeño de información (conjunto de caracteres) de la que se compone una base de datos. Esta parte contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un nombre, un tipo documental, un color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de campo.

Registros: es un conjunto de campos. Cada registro está compuesto por los mismos campos, y en la misma disposición; solo cambia el contenido, pero permanece invariable la longitud y l ubicación de cada uno de los datos en todos los registros.

Tabla: es el conjunto de registros idénticos en cuanto a su formato. La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas. Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontramos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla. Los nombres de los campos aparecen en la parte superior de la tabla y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el campo.

Base de datos integral: o también llamado archivo contenedor porque en él se agrupan todo lo necesario para el manejo de la información referente a un determinado tema: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, páginas. Estos elementos se denominan en Access objetos. 

Formularios: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Formulario como panel de control: al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, Access crea automáticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de datos. El panel de control tiene botones en los que se puede hacer clic para abrir formularios e informes (o para abrir otros paneles de control que contengan otros formularios e informes), salir de Access o personalizar el panel de control. Se puede crear un panel de control similar al que crea el Asistente para bases de datos mediante el Administrador del panel de control.

Informes: los informes o también llamados “reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas: es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas. Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar datos, como base para formularios e informes, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. A la respuesta de la consulta de la denomina “hoja de respuestas dinámicas”, porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja, es actualizado en la (s) tabla (s) correspondientes.

Una consulta no contiene datos sino que es un conjunto de instrucciones para seleccionar y mostrar los registros en una o varias tablas. Existen distintos tipos:

• Consultas de selección: una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.
• Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.
• Consulta de tabla de referencias cruzadas: se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.
• Consultas de acción: es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción: consultas de eliminación: elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros, consulta de actualización: realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes, consulta de datos anexados: agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes y consulta de creación de tabla: crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.
• Consultas SQL: una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. Cuando se crea una consulta en la vista Diseño de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están disponibles en la vista SQL. Si lo desea, puede ver o editar la instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño. Algunas consultas SQL, denominadas consultas específicas de SQL, no se pueden crear en la cuadrícula de diseño. En el caso de las consultas de paso a través, consultas de definición de datos y consultas de unión, debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas, la instrucción SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta

Elementos a tener en cuenta a la hora de diseñar una base de datos

Un buen diseño de la base de datos es necesario para crear una que realice las operaciones que deseemos, efectiva, precisa y eficazmente. 

1.   Determinar la finalidad de la base de datos.

2.   Fijar las tablas 

3.   Establecer los campos que se necesitan en las tablas. 

4.   Identificar los campos que tienen valores exclusivos (Clave principal). 

5.   Estipular las relaciones que existen entre las tablas.

6.  Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos (Consultas, informes, etc.)

7.   Utilizar las herramientas de análisis de Access. 

Clave principal

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Tipos de datos una base de datos

• TEXTO: Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos.
• MEMO: Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.
• NUMÉRICO: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
• FECHA/HORA: Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.
• MONEDA: Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales
• AUTONUMÉRICO: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.
• SÍ/NO: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
• OBJETO OLE: Objeto vinculado o incrustado en una tabla de Microsoft Access (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).
• HIPERVÍNCULO: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.
• ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
• DATOS ADJUNTOS: para almacenar archivos binarios (es decir, archivos que no se pueden leer mediante un editor de texto), como imágenes digitales (fotos y gráficos) o archivos creados mediante otros productos de Microsoft Office.

Tipos de vistas una base de datos

Vista hoja de datos: se visualiza la tabla con sus campos y datos.

Vista tabla dinámica: muestra la lista de campos de tabla dinámica y permite realizar cambios sobre la tabla.

Vista gráfico dinámico: muestra los ejes para ubicar los datos correspondientes con el fin de generar un gráfico dinámico en base a los datos que posee la tabla.

       
Vista Diseño: muestra las propiedades de campo de cada uno de los datos y posibilita la edición de los mismos.

Espero que mi post sobre Access sea para su utilidad.

Hasta la próxima.

Saludos

Reflexión:

Realmente conocer Access 2007 me parece de suma importancia, ya que no sabía de su uso y es una herramienta fundamental para realizar base de datos y así poder obtener información fácilmente y de manera rápida. 

Fuentes: 

• Apuntes del Aula Virtual, cátedra de informática, dictada por el profesor Fabián Pedro Bertocchi, FCG – UADER, año 2013.
• http://www.maestrosdelweb.com/editorial/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/
• http://informatica.wikia.com/wiki/Bases_de_datos 
• http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/tipos-de-consultas-mdb-HP005188407.aspx