Ejercicio Práctico de Excel 2007

Buenas tardes, este post esta desarrollado en base a dos actividades que debíamos realizar con mi grupo para la materia, en las que teníamos que hacer uso de la función SIFECHA para un ejercicio que se había propuesto por el profesor, y otro que debíamos inventarlo.

C55: Función SIFECHA

Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y también permite elegir el tipo de dato que deseamos como resultado, pueden ser días, meses o años. La sintaxis de la función SIFECHA es la siguiente: =SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)

El primer y segundo argumento son fechas en donde fecha1 tiene que ser menor que fecha2, ésta última debe ser la más reciente.

En el tercero se especifica la unidad de medición de tiempo que deseamos utilizar. Se pueden incluir los siguientes valores:

• "D" (Días): Numero de días entre la fecha1 y la fecha2.
• "M" (Meses): Numero de meses entre la fecha1 y la fecha2.
• "Y" (Años): Numero de años entre la fecha1 y la fecha2.
• "YD" (Días excluyendo años): Numero de días entre la fecha1 y la fecha2, donde ambas tienen el mismo año.
• "YM" (Meses excluyendo años): Numero de meses entre la fecha1 y la fecha2, donde ambas tienen el mismo año.
• "MD" (Días excluyendo meses y años): Numero de meses entre la fecha1 y la fecha2, donde ambas tienen el mismo mes y el mismo año.

E1: El primer paso a realizar es ingresar datos en la tabla, con la información que se necesita.

E2: Luego, insertamos la función HOY, posicionados en la celda correspondiente a la fecha del día actual, escribimos la sintaxis: =HOY(), y automáticamente, Excel nos la da.

E3: Por último  debemos insertar función SIFECHA, en este caso, nos posicionamos sobre la primer celda de la columna "Días Pasados" e ingresamos la sintaxis: =SIFECHA(C5:C12;HOY();"D")

Dificultad: Al momento de ingresar la función SIFECHA, ésta no se encontraba dentro de la lista de funciones de Excel, por lo cual teníamos que ingresarla escribiendo en la celda.

Error: Nuestro error estuvo en que no ingresamos la letra D en el ejemplo que hacen referencia a los días y años, respectivamente. Por el mismo, no podíamos completar la sintaxis.

Donde en el primer criterio que se nos solicita ingresar, seleccionamos todas las fechas de ingreso de los productos.

En el segundo, ingresamos la sintaxis de la función HOY.

Y en el tercer criterio, añadimos la letra D, que hace referencia a los días pasados.

Para ingresar el porcentaje de descuento del producto o si va a descarte el mismo, usamos una función SI Anidada como ya vimos en otro post su explicación.

En esta imagen vemos como el producto, pasados 60 días va a descarte, 45 días tiene un 20% de descuento y si pasaron menos de esta cifra, 10%.

Ejemplo propuesto por el grupo:

En este ejemplo que propongo, supongamos que tenemos una empresa que vende de forma minorista, en este caso es un Corralón que vende materiales para la construcción, para poder vender, le compramos a diferentes Corralones que son mis proveedores ya que venden en forma mayorista, lo que aquí se refleja es cuántos días han pasado desde la fecha de pedido de los materiales a la fecha de hoy. Para ello, utilice la fórmula HOY y SIFECHA que están explicadas anteriormente. La sintaxis puede observarse en la barra de fórmulas.

Reflexión: 

Realmente ésta función es muy útil para conseguir los días años o meses que han pasado en determinados casos. En clase pudimos ver algo sobre esta función, pero al juntarnos con mi grupo para realizar el ejemplo antes explicado completamos nuestros conocimientos para poder desarrollarla correctamente. Hay infinitos ejemplos en los que se puede utilizar esta función en las empresas por eso me pareció muy importante conocerla.

Esperamos que este post les haya servido!

Saludos, GRUPO 3.

Fuentes:

• http://exceltotal.com/la-funcion-sifech
• Apuntes de la clase de la cátedra de Informática, dictada por el profesor Fabián Pedro Bertocchi,  el día Martes 17 de Septiembre, FCG – UADER, año 2013.

MS EXCEL 2007 Práctica

Buenas tardes, hoy desarrollaré algunas de las competencias adquiridas sobre Excel 2007.

E1: Presionamos sobre el Botón de Office y hacemos clic en "Opciones de Excel".

E2: Allí nos aparecerá un cuadro con distintas opciones, yo desarrollaré las más importantes a continuación:

C36: Ficha programador

E1: En la pestaña "Más frecuentes" hay varias opciones, una de las más importantes es "Mostrar ficha programador..."

E2: Tildamos esa opción, ya que contiene las herramientas de creación de macros y formularios, así como también las características XLM.

C37: Configuración de hojas iniciales

E1: La otra opción importante es la de "Incluir este número de páginas", ésto hace referencia a que cuando creamos un nuevo libro presenta la posibilidad de incluir el número de hojas que tendrá éste.

E2: Por defecto tiene tres, pero dependiendo de la cantidad de hojas que utilicemos a diario, podemos modificar este número.

C38: Estilo de referencia

E1: Dentro de la pestaña "Fórmulas" presionamos la opción "Estilo de referencia F1C1".

E2: De este modo modificamos que las columnas se identifiquen con letras y las filas con números, porque cambiamos las letras de las columnas, por números.

C39: Guardar documento

E1: En la pestaña "Guardar", seleccionamos entre las opciones que nos ofrece la lista desplegable que se ve en la imagen. De esta forma se podrá guardar con compatibilidad para, por ejemplo, poder abrir el archivo en un Office 2003.

E2: En la misma pestaña, ubicado abajo de la opción anterior, se pueden programar los minutos en los que queremos que el documento se guarde automáticamente y de esta forma salvar los datos con los que estábamos trabajando.

C40: Función de la tecla enter

E1: Ubicados en la pestaña "Avanzada", podemos seleccionar la función que queremos que cumpla la tecla enter al presionarla. 

E2: Allí se puede optar por, que al oprimir la tecla, se dirija a la celda de abajo, la de la derecha, izquierda o arriba. 

C41: Autocompletar

E1: En la pestaña "Avanzada" presionamos "Habilitar autocompletar para valores de celdas".

E2: Esto nos permite que si introducimos valores repetidos ya nos aparezcan y presionando enter los pongamos en la celda directamente. 

C42: Mostrar fórmulas

E1: Dentro de la opción "Avanzada", seleccionamos "Mostrar fórmulas en celdas en lugar de los resultados calculados".

E2: Ésto como su nombre lo índica nos permitirá ver las fórmulas en vez de los resultados en las celdas.

Como se observa en la siguiente imagen la pestaña "Avanzada" tiene más opciones que serán de utilidad pero nosotros aprendimos las más importantes:

C43: Complementos 

E1: En la pestaña "Complementos" debemos instalar todos los complementos que necesitamos para que Excel funcione de la mejor manera, brindándonos todas las herramientas que posee, para optimizar el trabajo.

E2: Para ello presionamos en "Ir", seleccionamos lo que sea necesario y hacemos clic en "Aceptar" como se muestra a continuación: 

C44: Referencias

Una celda está referenciada por la intersección de una fila y una columna. Existen tres tipos de referencias: relativa, absoluta y mixta. 

E1: Una referencia relativa cambia si se copia la fórmula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la fórmula.

E2: Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una fórmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen el sino peso ($) como esta: $D$9. En la siguiente imagen podemos observarlas:

E3: Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna A y una referencia relativa a la fila 1. Cuando una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.

C45: Inmovilizar Paneles 

E1: Para realizar esta acción nos posicionamos sobre A1 y vamos a la pestaña "Vista".

E2: Luego presionamos "Inmovilizar paneles" y seleccionamos lo que sea necesario dentro de las opciones que nos da.

C46: Función SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

E1: Primero se crea la tabla necesaria con todos los datos que vamos a usar.

E2: Luego, nos posicionamos en una celda y en la barra de funciones escribimos lo que que necesitamos de la función SI.

C47: Función SI Anidada

Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional.

E1: Primero se crea la tabla necesaria con todos los datos que vamos a usar.

E2: Luego, nos posicionamos en una celda y en la barra de funciones escribimos lo que que necesitamos de la función SI, así quedará una sintaxis, el ejemplo que realizamos es el que se puede apreciar en la imagen, en el cual en una columna se describen los productos, en otra la cantidad que fue adquirida por clientes y en la última, el descuento otorgado por la cantidad comprada: si es menor a 800 unidades, el descuento será del 20%, si es menor a 1000 un 30%, si es menor a 2000 unidades un 40% y si no es ninguna de las anteriores, un 50% de descuento: 

Dificultad: En este ejercicio, tuvimos la dificultad a la hora de ingresar la función  ya que siempre nos saltaba algún tipo de error y era porque no estaba bien formulada.

Error: El error que tuvimos, fue que no separábamos los términos con un punto y coma ( ; ), ni tampoco cerrábamos todos los paréntesis al final de la fórmula, de esta forma no se podía concretar el ejercicio.

C48: Validación de Datos

E1: Para realizar esta acción, debemos ir a la pestaña "Datos".

E2: Presionamos en "Validación de datos", luego en "Lista".

E3: Después debemos seleccionar lo que nos interesa validar, en este caso seleccionamos los años o los meses y ponemos "Aceptar". 

C49: Función Coincidir

E1: Primero, nos posicionamos en una celda en blanco.

E2: Luego en la barra de fórmulas seleccionamos la función coincidir.

E3: Allí nos aparece un cuadro, para el caso de los años, ponemos en "Valor buscado" el dato que pusimos en año en la validación, en "Matriz buscada" seleccionamos todos los años y en "tipo de coincidencia" ponemos 0. 

C50: Función Indice

E1: Nos posicionamos en una celda en blanco y en la barra de fórmulas seleccionamos la función Indice.

E2: Allí nos aparecerá un cuadro en el que donde dice "Matriz" seleccionamos todos los números, en "Número de Filas" seleccionamos el número que me dio en la función coincidir de los meses, y en "Número de columna" seleccionamos el número que me dio en la función coincidir de los años. 

C51: Ordenar y filtrar

Esto sirve para mostrar datos únicos y para ordenar los datos y así facilitar el análisis.
E1: Primero vamos a la pestaña "Inicio".

E2: Hacemos clic en "Ordenar y filtrar"

E3: Y allí elegimos el criterio que necesitemos. 

C52: Formato Condicional

Sirve para poner diferentes colores por ejemplo.

E1: Seleccionamos la columna, y en la pestaña "Inicio" hacemos clic en "Formato condicional".

E2: Luego presionamos "Administrar regla", "Nueva regla".

E3: Allí seleccionamos "Aplicar formato unicamente a las celdas que contengan".

E4: Ponemos el formato que nos pide la actividad, seleccionamos el color, presionamos "Aceptar" y por último "Aplicar".

C53: Función SUMAR.SI

E1: Primero se crea la tabla necesaria con todos los datos que vamos a usar.

E2: Luego, nos posicionamos en una celda y en la barra de funciones escribimos =SUMAR:SI y seleccionamos la matriz que sea necesaria, en este ejemplo sumamos la cantidad de socios ingresados al club en esas fechas.

C54: Concatenar

La función CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos. 

E1: Se puede realizar como explica el vídeo. o utilizar el símbolo & para unir.

A continuación les dejo un vídeo de esta función: 

           

Reflexión: 

Adquirir estos conocimientos es de suma importancia para aprender a desarrollar correctamente Excel 2007 y sus funciones. En lo que queda de cursado seguramente iremos adquiriendo más competencias para seguir perfeccionandonos. 

Hasta la próxima!
Espero que mi post les sirva!
Saludos! 

Fuentes:

• http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/introduccion-a-excel-2007-insertar-formulas-RZ010074593.aspx?section=11
• http://www.aulaclic.es/excel2007/b_4_2_1.htm
• http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/concatenar-funcion-concatenar-HP010342288.aspx
• Apuntes de la clase de la cátedra de Informática, dictada por el profesor Fabián Pedro Bertocchi,  el día Martes 10 de Septiembre, FCG – UADER, año 2013.
• Apuntes de la clase de la cátedra de Informática, dictada por el profesor Fabián Pedro Bertocchi,  el día Martes 17 de Septiembre, FCG – UADER, año 2013.

MS ACCESS 2007 Ejercicio Práctico

Buenas tardes, en esta ocasión les voy a contar las competencias adquiridas a través de la elaboración de una actividad realizada en clases.

La actividad se debía llamar Cervecería Santa Fe, ésta empresa vende cerveza en todo el país y la distribuye a sus clientes, cada uno de los clientes tiene asociado un vendedor. Lo que se nos solicitaba en la actividad era:
Realizar un sistema de base de datos para obtener:
-Cliente: Nombre, Apellido, Domicilio, Localidad, Código postal, Provincia, CUIT, Categoría de IVA, cual es el vendedor asociado a ese cliente, que comisión tiene ese vendedor para ese cliente y una foto que identifique a ese cliente.
-Vendedor: Nombre, Apellido, Teléfono, Cliente y Comisión de venta. 

Para ello debíamos:

1. Generar la base de datos
2. Crear las tablas
3. Realizar las relaciones
4. Cargar 10 registros por tabla
5. Elaborar y diseñar un formulario de carga de clientes

E1: Para realizar este trabajo lo primero que hacemos es ingresar a ACCESS 2007 y crear una nueva base de datos:

E2: Luego le ponemos el nombre que el profesor designó:

E3: Una vez que abrimos la base de datos, Access nos crea automáticamente una tabla, debemos modificarle el nombre y cargar los campos, después de hacer las relaciones tenemos que rellenar los registros.

E4: Luego crear las demás tablas, en este caso las tablas necesarias eran:

Dificultad: Se me presento una dificultad a la hora de definir que tablas hacer, para ello es necesario analizar atentamente el enunciado antes de comenzar la actividad para evitar, por ejemplo la creación de tablas inadecuadas o campos que no corresponden. 

Tabla Clientes: 

Tabla Vendedores: 

Tabla Categoría impositiva:

Tabla Provincias:  

E5: Realizar las relaciones, antes de cargar los datos dentro de cada campo:

Dificultad: Se nos presentó cuando debíamos hacer las relaciones porque no teníamos bien definido que realizar, luego gracias a la ayuda de una compañera logramos hacerlo.

Error: Surgió cuando quisimos relacionar Vendedor con IdVendedor ya que no nos dejaba hacer la relación debido a que no tenían el mismo tipo de datos.

Error: Surgió cuando quisimos relacionar Vendedor con IdVendedor porque no lograbamos que quede desde infinito a uno.

E6: Crear los demás objetos:

Formularios:

Informe:

Consulta:    

En la siguiente imagen se observan todos los objetos creados para esta actividad:

A continuación voy a contarles las nuevas competencias adquiridas en esta actividad.

C32: Agregar una foto en la tabla clientes

En la tabla clientes, se nos solicitaba que agreguemos una foto por cada cliente. Para ello debemos agregar un nuevo campo con las fotos. 

E1: Primero vamos a la vista diseño de la tabla "Clientes" y creamos un nuevo campo, que en nuestro caso nombramos "Foto_Cliente". 

E2: En las propiedades del nuevo campo debemos seleccionar el tipo de dato "Objeto OLE" y en propiedades del campo ponemos "Requerido Sí", como se observa en la siguiente imagen:

Dificultad: Se me presentó a la hora de realizar esta actividad ya que no sabía como hacerlo, pero investigando y con aportes de otros compañeros, logramos realizarlo.

Error: Se produjo cuando subimos la foto como tipo de dato: "Dato adjunto" y debíamos ponerle Objeto OLE como muestra la imagen, lo corregimos gracias al aporte de una compañera.

C33: Codificación

Cuando hay registros que se van a repetir mucho en nuestra base de datos, como es el caso de Provincias y Categorías impositivas, es conveniente codificarlos, o sea darles un número a cada registro así es más fácil de cargar los datos, entenderlos y memorizarlos. Para ello debemos tener el campo, por ejemplo, IdProvincias con tipo de dato autonumérico así nos asigna un único número por provincia.

Error: Nuestro error fue no codificar las provincias porque pensamos que no era necesario pero lo solucionamos gracias a la ayuda del profesor.

C34: Porcentaje 

En el campo Comisión de ventas debíamos poner un porcentaje.

E1: Para ello, lo primero que hacemos es ir a la vista diseño de la tabla "Vendedores" y creamos un nuevo campo denominado "Comisión de venta".

E2: El tipo de datos de ese campo debe ser "Número".

E3: En propiedades del campo debemos poner: Simple - Porcentaje - Regla validación:  Entre 0 Y 100 - Requerido: Sí. 

Dificultad: Se me presentó a la hora de realizar esta actividad porque no lograba poner el dato como porcentaje, pero gracias a la ayuda de compañeros pudimos hacerlo.

Error: Ocurrió cuando no habiamos colocado bien las propiedades del campo, ya que al no poner "Entre 0 Y 100" no lograbamos poner el porcentaje, lo solucionamos gracias al profesor . 

C35: Agregar una foto en el formulario clientes

E1: Primero, vamos a la vista diseño del formulario "Clientes" y agregamos el campo "Imagen" de la tabla clientes en el lugar y con el tamaño que nos guste.

E2: Luego, salimos de la vista diseño y comenzamos a cargar las imágenes, para esto debemos hacer clic en  el campo donde debe ir la fotografía con el botón secundario del mouse, presionamos "Insertar objeto", "crear desde archivo" y luego "examinar". 

E3: Aquí podremos seleccionar la imagen que queremos añadir, es muy importante que la imagen este guardada como mapa de bits para que se pueda visualizar.

Dificultad: Ocurrió cuando ya habíamos puesto la fotografía pero no podíamos visualizarlo y no sabíamos el por qué.

Error: Lo que nos pasó es que no subimos la foto como mapa bits, por eso no lográbamos visualizar las imágenes, es un error común por eso siempre hay que tenerlo en cuenta.  

Reflexión:

Realizar este trabajo me permitió aplicar todas las competencias que ya sabía sobre Access 2007 y además adquirir otras nuevas que son muy importantes a la hora de crear una base de datos. 

Espero que les guste mi post y sea útil para ustedes.

¡Hasta la próxima!
¡Saludos!

Fuentes: 

• Apuntes de la clase de la cátedra de Informática, dictada por el profesor Fabián Pedro Bertocchi,  el día Martes 27 de Agosto, FCG – UADER, año 2013.

MS ACCESS 2007 Práctica

Buenos días, hoy les voy a contar todas las competencias adquiridas al utilizar MS ACCESS 2007. 

C24: Crear una base de datos 

E1: Para crear una base de datos, debemos abrir Access 2007 y presionar "Base de datos en blanco" como muestra la siguiente imagen:

E2: Luego le ponemos un nombre a la base de datos y presionamos en "Crear", como se visualiza en la imagen: 

Dificultad: Puede presentarse una dificultad a la hora de no saber que tablas realizar, porque es conveniente hacer las necesarias.

C25: Crear tablas 

E1: Una vez que se crea la base de datos, Access automáticamente abre una tabla de datos en blanco:

E2: Para crear una nueva tabla debemos ir a la pestaña "Crear" y hacer clic en "Tabla":

C26: Agregar campos a las tablas

E1: Una vez creadas las tablas debemos agregar los campos que va a contener cada una de ellas haciendo clic en "Agregar nuevo campo", a medida de que vamos agregando datos, Access automáticamente proporciona un Id autonumérico en el primer campo:

E2: Cada campo puede contener diferente tipo de datos y varias opciones en sus propiedades: 

Error: En el caso de las propiedades de campo es necesario configurarlas de acuerdo al campo correspondiente, por ejemplo el campo teléfono debe tener tipo de dato Número. 

Dificultad: la obtuve al no cambiar el tipo de datos en los campos, ya que luego no nos permite realizar las relaciones. 

C27: Clave principal

E1: Para establecer una clave principal, lo hacemos desde la Vista Diseño seleccionando el campo al que se desea establecer como clave principal, y ubicados en la pestaña "Diseño" hacemos clic en "Clave principal": 

E2: Para eliminar la clave principal se debe ubicar en el campo que posee la clave principal y hacer clic nuevamente en el botón de "Clave principal" de la pestaña "Diseño" y ésta se elimina.

C28: Relaciones entre tablas

E1: Para crear relaciones entre tablas, vamos a la pestaña “Herramientas de base de datos”, hacemos clic en la opción “Relaciones”: 

E2: Allí aparecerá un cuadro con el listado de las tablas que posee la base de datos en el que debemos seleccionar las tablas que queremos relacionar.

E3: Una vez agregadas las tablas, debemos arrastras el campo de una tabla hasta el campo de la otra con la que queremos relacionarlo teniendo en cuenta que ambos campos deben ser equivalentes en su tipo de datos.

E4: Para eliminar una relación, debemos ubicarnos en la línea que marca la relación y hacer clic derecho sobre la misma y ahí aparecen las opciones de Modificar relación y Eliminar.

E5: Se puede modificar las relaciones entre tablas haciendo clic derecho sobre la misma y seleccionando la opción "Modificar relación". Allí aparece una ventana, como muestra la imagen:

Error: Surge cuando no nos deja realizar una relación entre tablas, debido a que tenemos diferentes tipos de datos, hay que recordar que hay que relacionar dos campos con el mismo tipo de datos.

C29: Formularios 

E1: Se pueden crear formularios de diferentes maneras, una de ellas es a través del asistente para formularios, para ello, desde la pestaña "Crear", hacemos clic en "Asistente para formularios":

E2: Allí se abre un cuadro con el que crearemos el formulario siguiendo los pasos que están establecidos en el mismo, de esta manera podemos personalizarlo y hacerlo lo mas creativo posible: 

C30: Consultas

E1: Para crear una consulta, vamos a la pestaña "Crear", hacemos clic en la opción "Asistente para consultas", donde  aparecerá un cuadro de diálogo que nos servirá de guía para poder elaborarla.

E2: Luego se debe elegir el tipo de consulta y seguir los pasos que indica el asistente. 

C31: Informes

E1: Para crear un informe, hacemos clic en "Asistente para consultas", desde la pestaña "Crear". Allí aparecerá el cuadro que nos guiará en la elaboración del informe.

E2: Luego, se deben seleccionar las tablas y los campos que poseen los datos que nos interese mostrar. Los pasos siguientes son para determinar el estilo del informe y el orden de los campos con sus respectivos datos. 

Espero que les guste mi post y puedan entender como realizar una base de datos.

Hasta la próxima.

Saludos

Reflexión: 

Debo reconocer que me costó mucho entender Access porque nunca había visto nada sobre el tema, las competencias adquiridas son de suma importancia para poder realizar, en un futuro profesional, una base de datos, valió la pena el esfuerzo para poder aprender a utilizar correctamente estas herramientas.  

Fuentes:

• Apuntes del Aula Virtual, cátedra de informática, dictada por el profesor Fabián Pedro Bertocchi, FCG – UADER, año 2013.

• http://www.aulaclic.es/access2007/index.htm#epr