MS ACCESS 2007 Ejercicio Práctico

Buenas tardes, en esta ocasión les voy a contar las competencias adquiridas a través de la elaboración de una actividad realizada en clases.

La actividad se debía llamar Cervecería Santa Fe, ésta empresa vende cerveza en todo el país y la distribuye a sus clientes, cada uno de los clientes tiene asociado un vendedor. Lo que se nos solicitaba en la actividad era:
Realizar un sistema de base de datos para obtener:
-Cliente: Nombre, Apellido, Domicilio, Localidad, Código postal, Provincia, CUIT, Categoría de IVA, cual es el vendedor asociado a ese cliente, que comisión tiene ese vendedor para ese cliente y una foto que identifique a ese cliente.
-Vendedor: Nombre, Apellido, Teléfono, Cliente y Comisión de venta. 

Para ello debíamos:

1. Generar la base de datos
2. Crear las tablas
3. Realizar las relaciones
4. Cargar 10 registros por tabla
5. Elaborar y diseñar un formulario de carga de clientes

E1: Para realizar este trabajo lo primero que hacemos es ingresar a ACCESS 2007 y crear una nueva base de datos:

E2: Luego le ponemos el nombre que el profesor designó:

E3: Una vez que abrimos la base de datos, Access nos crea automáticamente una tabla, debemos modificarle el nombre y cargar los campos, después de hacer las relaciones tenemos que rellenar los registros.

E4: Luego crear las demás tablas, en este caso las tablas necesarias eran:

Dificultad: Se me presento una dificultad a la hora de definir que tablas hacer, para ello es necesario analizar atentamente el enunciado antes de comenzar la actividad para evitar, por ejemplo la creación de tablas inadecuadas o campos que no corresponden. 

Tabla Clientes: 

Tabla Vendedores: 

Tabla Categoría impositiva:

Tabla Provincias:  

E5: Realizar las relaciones, antes de cargar los datos dentro de cada campo:

Dificultad: Se nos presentó cuando debíamos hacer las relaciones porque no teníamos bien definido que realizar, luego gracias a la ayuda de una compañera logramos hacerlo.

Error: Surgió cuando quisimos relacionar Vendedor con IdVendedor ya que no nos dejaba hacer la relación debido a que no tenían el mismo tipo de datos.

Error: Surgió cuando quisimos relacionar Vendedor con IdVendedor porque no lograbamos que quede desde infinito a uno.

E6: Crear los demás objetos:

Formularios:

Informe:

Consulta:    

En la siguiente imagen se observan todos los objetos creados para esta actividad:

A continuación voy a contarles las nuevas competencias adquiridas en esta actividad.

C32: Agregar una foto en la tabla clientes

En la tabla clientes, se nos solicitaba que agreguemos una foto por cada cliente. Para ello debemos agregar un nuevo campo con las fotos. 

E1: Primero vamos a la vista diseño de la tabla "Clientes" y creamos un nuevo campo, que en nuestro caso nombramos "Foto_Cliente". 

E2: En las propiedades del nuevo campo debemos seleccionar el tipo de dato "Objeto OLE" y en propiedades del campo ponemos "Requerido Sí", como se observa en la siguiente imagen:

Dificultad: Se me presentó a la hora de realizar esta actividad ya que no sabía como hacerlo, pero investigando y con aportes de otros compañeros, logramos realizarlo.

Error: Se produjo cuando subimos la foto como tipo de dato: "Dato adjunto" y debíamos ponerle Objeto OLE como muestra la imagen, lo corregimos gracias al aporte de una compañera.

C33: Codificación

Cuando hay registros que se van a repetir mucho en nuestra base de datos, como es el caso de Provincias y Categorías impositivas, es conveniente codificarlos, o sea darles un número a cada registro así es más fácil de cargar los datos, entenderlos y memorizarlos. Para ello debemos tener el campo, por ejemplo, IdProvincias con tipo de dato autonumérico así nos asigna un único número por provincia.

Error: Nuestro error fue no codificar las provincias porque pensamos que no era necesario pero lo solucionamos gracias a la ayuda del profesor.

C34: Porcentaje 

En el campo Comisión de ventas debíamos poner un porcentaje.

E1: Para ello, lo primero que hacemos es ir a la vista diseño de la tabla "Vendedores" y creamos un nuevo campo denominado "Comisión de venta".

E2: El tipo de datos de ese campo debe ser "Número".

E3: En propiedades del campo debemos poner: Simple - Porcentaje - Regla validación:  Entre 0 Y 100 - Requerido: Sí. 

Dificultad: Se me presentó a la hora de realizar esta actividad porque no lograba poner el dato como porcentaje, pero gracias a la ayuda de compañeros pudimos hacerlo.

Error: Ocurrió cuando no habiamos colocado bien las propiedades del campo, ya que al no poner "Entre 0 Y 100" no lograbamos poner el porcentaje, lo solucionamos gracias al profesor . 

C35: Agregar una foto en el formulario clientes

E1: Primero, vamos a la vista diseño del formulario "Clientes" y agregamos el campo "Imagen" de la tabla clientes en el lugar y con el tamaño que nos guste.

E2: Luego, salimos de la vista diseño y comenzamos a cargar las imágenes, para esto debemos hacer clic en  el campo donde debe ir la fotografía con el botón secundario del mouse, presionamos "Insertar objeto", "crear desde archivo" y luego "examinar". 

E3: Aquí podremos seleccionar la imagen que queremos añadir, es muy importante que la imagen este guardada como mapa de bits para que se pueda visualizar.

Dificultad: Ocurrió cuando ya habíamos puesto la fotografía pero no podíamos visualizarlo y no sabíamos el por qué.

Error: Lo que nos pasó es que no subimos la foto como mapa bits, por eso no lográbamos visualizar las imágenes, es un error común por eso siempre hay que tenerlo en cuenta.  

Reflexión:

Realizar este trabajo me permitió aplicar todas las competencias que ya sabía sobre Access 2007 y además adquirir otras nuevas que son muy importantes a la hora de crear una base de datos. 

Espero que les guste mi post y sea útil para ustedes.

¡Hasta la próxima!
¡Saludos!

Fuentes: 

• Apuntes de la clase de la cátedra de Informática, dictada por el profesor Fabián Pedro Bertocchi,  el día Martes 27 de Agosto, FCG – UADER, año 2013.